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¿Qué es y qué ventajas tiene el burofax electrónico?

¿Qué es y qué ventajas tiene el burofax electrónico?

El envío de documentos en papel por correo ordinario ha ido dejando paso poco a poco a las comunicaciones electrónicas. Sin embargo, los correos electrónicos pueden no ofrecer las suficientes garantías legales y de seguridad en caso de comunicaciones importantes. Pero hay una solución, y se llama burofax electrónico.

¿Qué es un burofax electrónico?

Uno de los principales problemas de las comunicaciones electrónicas tradicionales, como es el caso del correo electrónico, es que son fáciles de manipular y, por tanto, no tendrían demasiada validez como prueba en un proceso judicial.

Para evitar este problema, se recurre a los burofax electrónicos. Con ellos la comunicación electrónica es gestionada por un tercero, en concreto un prestador de servicios autorizado, que da fe de que se ha producido tal comunicación y emite un certificado de autenticidad.

Dicho de otra manera, el burofax online permite el envío de información entre las partes por medios electrónicos y además aporta pruebas fehacientes del tiempo y forma en que dicha comunicación se ha producido, por ejemplo, la prueba de envío, o la recepción de los datos.

A su vez, optar por un burofax online otorga protección a los datos transmitidos en caso de robo, pérdida, alteración o deterioro de la información. El prestador de servicios emite un certificado firmado digitalmente en el que se acredita la comunicación y que incluye una serie de medidas para la protección de la información contenida en la comunicación electrónica.

¿Cómo funciona?

El envío de burofax por email se basa en el uso de plataformas gestionadas por un prestador de servicios autorizado. Esta empresa será la que se encargue de gestionar el envío y la recepción de la comunicación electrónica, y además aportará un certificado digital que da fe de dicha comunicación.

El primer paso es la identificación del remitente, la comprobación de los datos del destinatario, la redacción del mensaje y los archivos adjuntos que se desean entregar.

A continuación, se envía el burofax por el canal requerido. En algunos casos se puede incluir una opción de cifrado autoejecutable.

Una vez que la comunicación ha sido realizada, el prestador de servicios emite un certificado digital que confirma la entrega de la comunicación y protege su contenido.

¿Para qué sirve un burofax online?

Básicamente, los burofax por internet cumplen dos objetivos. Por un lado, garantizar la seguridad de las comunicaciones electrónicas; por otro, para tener pruebas válidas de dicha comunicación en caso de disputa legal.

El envío de burofax electrónico se suele emplear para documentación importante, como puede ser:

  • Facturas, comprobantes de pago, recibos
  • Contratos
  • Préstamos
  • Pólizas de seguros
  • Avisos de deudas o impagos
  • Quejas, reclamaciones, gestión de incidentes
  • Comunicaciones corporativas
  • Convocatorias de juntas generales, reuniones de inversores.
  • Envío de políticas de protección de datos

En definitiva, toda aquella comunicación electrónica que resulte de importancia tanto para el emisor como para el destinatario y de la cual se quiera asegurar su validez y autenticidad.

¿Tiene validez legal?

La validez de un burofax electrónico viene determinada por lo dispuesto en el Reglamento (UE) Nº910/2014, de 23 de julio, El artículo 43 de dicho reglamento señala que “a los datos enviados y recibidos mediante un servicio de entrega electrónica certificada no se les denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales por el mero hecho de que estén en formato electrónico o no cumplan los requisitos de servicio cualificado de entrega electrónica certificada«.

Por tanto, el burofax electrónico tiene validez legal siempre y cuando se haya enviado a través de un prestador de servicios autorizado. Las empresas autorizadas se puede consultar en el portal del Ministerio de Asuntos económicos y Transformación Digital, en este enlace.

¿Cómo enviar un burofax electrónico?

Cada prestador de servicios autorizado tiene su propia plataforma para el envío de burofax. La mayoría de ellas funcionan de forma muy parecida. Se identifica el remitente y al destinatario, se escribe el cuerpo de texto y se incluyen los archivos que se desean adjuntar.

Algunas de estas plataformas también permiten elegir al usuario qué tipo de notificaciones desean recibir, por ejemplo, si el destinatario ha recibido o abierto el email, si ha visto o abierto todos los documentos, o si ha descargado los archivos adjuntos.

En general, para enviar un email certificado solo hay que seguir los pasos que indica el prestador autorizado, y el envío no difiere mucho de lo que sería un correo electrónico tradicional, con la excepción de que se realiza a través de la plataforma de un tercero.

Ventajas del buromail para el envío de notificaciones

El burofax electrónico ofrece diversa ventajas sobre otro tipo de comunicaciones tradicionales:

  • Resulta más barato que el envío de un burofax en papel.
  • El proceso se hace de forma electrónica, lo que permite reducir el uso de papel, incidiendo positivamente en el ahorro de espacio y dinero, y en el cuidado del medio ambiente.
  • Se agilizan los trámites eliminando intermediarios y tiempos de espera.
  • Se puede realizar un seguimiento del envío en tiempo real.
  • Ofrece garantía de validez legal en un procedimiento judicial.

Precio de un burofax electrónico

El precio de un burofax electrónico depende de las tarifas de cada prestador de servicios. Generalmente, son más baratos que un burofax tradicional y la mayoría de empresas autorizadas ofrecen diferentes planes con los que se pueden enviar un número determinado de comunicaciones electrónicas a cambio del pago de un precio al mes.

Cuidado con los burofax por correo electrónico falsos

Recientemente el INCIBE ha anunciado en su portal la detección de una campaña masiva de envíos de burofax electrónicos falsos.

El usuario recibe un correo electrónico simulado ser un burofax online con el asunto «Envío de burofax electrónico xxxxxxxxx (números aleatorios)«. En el cuerpo del texto se incluye un enlace a un supuesto albarán de entrega, con el título «Descargar todos archivos adjuntos (128 kb)«. Si el usuario pincha en dicho enlace, descargará un archivo .zip de nombre «BUROFAX xxxxxxxx (números aleatorios)«. Al descomprimir este archivo lo que hará será instalar un malware que podría proporcionar al atacante acceso total a su equipo.

Por tanto, si recibes este mensaje en tu correo, procede a eliminarlo sin abrirlo. Asegúrate siempre de constatar que el envío del burofax se está haciendo a través de una entidad autorizada y no abras nada cuyo remitente sea sospechoso.

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