Repasamos todo lo que debes saber sobre estos métodos de autenticación para realizar trámites online. Funcionan en España y puedes utilizarlo siempre que seas mayor de edad o si eres menor de edad pero cuentes con autorización e identificación por parte del padre, de la madre o del tutor legal que realice la solicitud.

Qué es Cl@ve

Seguro que lo has usado alguna vez o que has escuchado hablar de él. Cl@ve es un sistema que permite acceder a servicios públicos de forma telemática. Lo que nos permite es que podamos acceder a la administración e identificarnos en Internet para realizar todo tipo de trámites de forma segura pero sin necesidad de desplazarnos.

Qué gestiones puedo realizar

Lo interesante de Cl@ve es saber dónde lo podemos usar o en qué servicios. Según la propia página web, podemos usar Cl@ve en “puedes usar los mecanismos de identificación previstos en Cl@ve en todos aquellos servicios de administración electrónica integrados en el sistema”. Para saber si podemos o no usarlo basta con ver el icono correspondiente cuando accedamos a esa página web concreta.

Desde 2015 se empezó a habilitar este sistema en todos los servicios y trámites para los ciudadanos así que realmente puedes usar esta clave en cualquiera de ellos. Por ejemplo, algunos de ellos:

• En trámites de la Dirección General de Tráfico online
• Para acceder a la Agencia Tributaria online
• Para acceder al SEPE o Servicio Público de Empleo Estatal
• Para realizar trámites online de la Seguridad Social desde casa
• Etc

Qué tipos de registro hay

Cl@ve es “el sistema” pero no lo que usas para acceder a los diferentes trámites. Es decir, hay varias posibilidades de uso dentro de este, que es el sistema general. Primero necesitamos registrarnos en Cl@ve y después obtener nuestras diferentes claves ya sea la ocasional o PIN o la permanente, por ejemplo.

Una Cl@ve Pin o Cl@ve ocasional

Que nos permite acceder esporádicamente a un servicio y que solo nos sirve durante un tiempo concreto. Solo puedes usarlo durante los siguientes diez minutos y una única vez.

Una Cl@ve permanente

Que, como su propio nombre indica, es mucho más duradera y está pensada para usuarios habituales. No es ilimitado aunque se llame “permanente”, debes tenerlo en cuenta. Nos permite acceder a Servicios de la Seguridad Social y otros trámites, etc.

Te explicaremos las diferencias entre ambas o las dos opciones y cómo usarlas en los próximos apartados específicos. Pero se trata de claves concertadas ambas que nos permiten identificarnos para realizar los diferentes trámites online.

Registrarse en Cl@ve

Lo primero que necesitaremos antes de obtener una de las dos claves siguientes es registrarnos en la plataforma de Cl@ve y hay tres vías diferentes: sin certificado electrónico, con certificado electrónico o presencialmente en una oficina de registro.

Sin certificado electrónico

Si no tienes certificado electrónico puedes realizar el registro y recibirás una carta física en tu domicilio fiscal, enviada por correo postal y a través de la que tendrás información para completar el registro. Los pasos para hacerlo son los siguientes:

• Accede a la sede electrónica
• Ve a Registro Cl@ve
• Elige la primera opción “Registrarse en Cl@ve”
• Introduce tu DNI o tu NIE
• Confirma introduciendo la fecha de validez o de expedición
• Toca en “Continuar”

Una vez que hayas hecho estos pasos y se haya validado la información, podrás solicitar el envío de una carta de invitación a tu domicilio fiscal tal y como puedes ver en la captura de pantalla a continuación. Solicita la carta de invitación.

Cuando la recibas, busca el código seguro de verificación o CSV en la carta, un código de 16 números y letras en mayúsculas que aparecerá en el texto.

Ya con el código en tu poder, accede de nuevo al registro:

• Abre la opción Registro Cl@ve
• Toca sobre “Ya dispongo de una carta de invitación”
• Pulsa el botón de “Continuar”
• Introduce el código de 16 caracteres que ponía en tu carta
• Rellena todos tus datos (número de teléfono, correo electrónico)

Confirma y habrás hecho ya tu registro en Cl@ve que podrás usar para lo que quieras

A través de DNIe

Si tienes un DNI electrónico o un certificado electrónico podrás acceder a Cl@ve registrándote desde la web y tocando en el segundo apartado disponible.

• Accede a la sede electrónica
• Ve a Registro Cl@ve
• Elige la opción “Registrarse en Cl@ve con certificado o DNI electrónico»
• Introduce tu DNI y la fecha de validez o expedición
• Identifícate con tu certificado electrónico o DNI
• Toca en “Enviar”
• Escribe un teléfono móvil
• Confirma el teléfono móvil
• Añade una dirección de correo electrónico
• Confirma la dirección de correo electrónico
• Acepta las condiciones

Automáticamente te aparecerá un mensaje que indica que has sido dado de alta en el Sistema de identificación y firma. Cuando lo hayas hecho, ya podrás utilizar Cl@ve para realizar trámites online usando la clave permanente o temporal que veremos en los próximos apartados de este tutorial, según necesitas en cada momento.

En una oficina de registro

Puedes hacerlo de forma presencial en una Oficina de registro. Para ello, debes llevar los siguientes datos y darlos a la persona que realizará el trámite para ti:

• DNI o NIE
• Número de teléfono móvil
• Una dirección de correo electrónico
• Acreditación de identidad si eres ciudadano extranjero (pasaporte, etc)

Para realizar el registro debe estar presencialmente la persona física a la que se va a registrar, no se puede mandar a alguien que lo haga por nosotros. En algunos casos hace falta cita previa por lo que es importante que lo consultes antes de ir.

Puedes acceder a la página web de Administración.gob.es y aquí sigue estos pasos:

• Toca sobre el primer apartado: Atención e información
• Abre el desplegable
• Elige la opción “Buscador de oficinas”

Aquí tendrás que rellenar una dirección y elegir la opción Cl@ve en el menú inferior. Cuando lo hayas hecho, toca en “Buscar” y aparecerán las oficinas más cercanas. De cada oficina podrás ver la dirección exacta, el teléfono y otros detalles como si cuenta o no con la opción de este registro, si es o no accesible, etc. Ya que puedes ver el teléfono es aconsejable que contactes para preguntar si es necesaria la cita.

Cuando hayas accedido a Cl@ve ya podrás empezar a usarlo y conseguir tu Cl@ve permanente, PIN o firma. Te lo explicaremos en los siguientes párrafos.

Por videollamada

Desde la pandemia del coronavirus en 2020, hay una nueva forma de registro que se suma a las habituales: por videollamada. Se trata de un servicio de lunes a viernes desde las 9:00 a las 14:00 horas de la tarde y necesitamos tener a mano el DNI, nuestro móvil, el correo electrónico. Además, hace falta tener un ordenador con conexión a Internet, auriculares con micrófono (o un portátil con micrófono incorporado) y una conexión a Internet. También necesitarás la aplicación zoom para videollamadas que puedes descargar de forma gratuita en cualquier sistema operativo.

Una vez que tengas todo lo que hace falta, sigue estos pasos:

• Ve a la web de la Agencia Tributaria
• Abre el apartado de Ciudadanos
• Toca en la opción Trámites Electrónicos
• Elige Cl@Ve PIN
• Abre “Registro en Cl@ve”

Una vez aquí, como ves en la captura de pantalla adjunta, tendremos que introducir nuestro DNI y la fecha de validez del mismo. En la parte inferior encontraremos ahora un nuevo apartado “También puede registrarse por videollamada” en el que tendrás que pinchar con el ratón del ordenador. Acepta los términos y condiciones y accede a la videollamada. Automáticamente te llevará hasta Zoom y te atenderán en unos minutos. En esta llamada te atenderá una persona que te irá indicando los datos: deberás mostrarle el DNI, etc. Cuando termines, puedes confirmar el registro desde el correo electrónico que hayas utilizado para el registro.

Cl@Ve PIN

La Cl@Ve PIN es un método o sistema para realizar trámites por Internet y que tiene una validez “limitada”. Accedemos a través de un código PIN que nos llega al teléfono móvil a través de un mensaje SMS o bien con un código en la app. No hace falta acordarse de la contraseña porque accedes con ese PIN temporal en ese momento. Ten en cuenta que se trata de un PIN que debes usar en los diez minutos siguientes desde que lo recibes. Pasado este tiempo, caducará y deberás buscar otro. Además, solo puede usarse una vez, es una clave de un único acceso y uso.

Cómo funciona

La Cl@Ve PIN se usa de forma muy sencilla. Simplemente tenemos que utilizar nuestro DNI o NIE al acceder a cualquier trámite y el código PIN formado por los códigos que hemos recibido en uestro móvil, tres dígitos. Te explicamos cómo conseguir este PIN que, ten en cuenta, es de un único uso e intransferible.

Cómo conseguir la Cl@Ve PIN

Podemos conseguir el PIN de dos formas: a través de la app o por SMS. Primero tenemos que estar registrados en Cl@ve, como ya hemos explicado antes. Una vez que lo tengas, los pasos para conseguir el PIN de tres cifras son muy sencillos.

Descárgate la aplicación

Descarga la app e instálala en tu teléfono móvil. Cuando vayas a iniciar sesión, introduce tu DNI o NIE y selecciona el apartado «Utilizar la App Cl@ve PIN para obtener el PIN (recomendado)», tal y como puedes ver en la fotografía. Una vez que lo hayas hecho, introduce el DNI, la fecha de expedición y toca en “obtener PIN”.

El pin solicitado llegará a través de la app. Recibirás una notificación en tu smartphone que te indica que has recibido un PIN que puedes usar. Al abrir la aplicación verás el tiempo de caducidad del código (máximo diez minutos) y las tres letras que debes usar para acceder en ese momento. Copia las letras o números en la versión web desde la que estás accediendo a los trámites y ya puedes acceder.

Vía SMS

Otra opción es hacerlo vía SMS. Cuando vayas al apartado de autenticación y añadas tu DNI o NIE puedes elegir la segunda opción: Usar el navegador para obtener el PIN y recibir un SMS. En unos segundos lo recibirás por mensaje en el teléfono y tendrás diez minutos para acceder utilizándolo de la misma forma que en el caso anterior.

Cl@ve permanente

Como su nombre indica, se trata de un sistema de autenticación diseñado para personas que acceden habitualmente a los servicios de la Administración. La diferencia con el PIN es que este es de un solo uso y la “permanente” es un código de usuario o contraseña que puedes utilizar durante más tiempo.

Cómo funciona

El uso de este modo de acceso es el que puede resultar más fácil de entender: tienes un usuario que es tu DNI o NIE y tienes una contraseña que previamente has configurado. Basta con acceder con estos datos al servicio para realizar cualquier trámite online compatible. Además, puedes añadir un ‘extra’ de seguridad: un código numérico de un solo uso que puedes recibir por SMS cuando accedas con usuario y contraseña y que servirá como verificación en dos pasos.

Cómo registrarme

Para crear tu contraseña o Cl@ve Permanente puedes acceder a la página web de Servicios de gestión de contraseña. Aquí tendrás que rellenar una serie de datos: DNI, dirección de correo electrónico y código de activación (el código que tenías cuando creaste tu usuario en Cl@ve) Además, tienes una pregunta de seguridad que debes responder con la respuesta correcta para poder continuar con el proceso.

Si todo lo que has escrito es correcto, recibirás un código numérico de un solo uso a través de un SMS y te permitirá establecer la contraseña que quieras. Será esa la contraseña que utilizaremos para acceder en lugar de tener el PIN de un solo uso. La contraseña tiene unas características concretas: debe tener una longitud mínima de ocho caracteres y debe contener al menos un carácter de diferentes grupos ( letras minúsculas, letras mayúsculas, dígitos y caracteres especiales) Además, no debe contener ni nombre ni apellidos ni DNI y no puedes usar una contraseña anterior al renovarla.

Puedes cambiar la contraseña siempre que quieras tanto si se ha caducado como si se te ha olvidado. En el primer caso simplemente debes acceder con tus datos y cambiarla. En el segundo, los pasos son los mismos: escribes DNI y código de activación y vas accediendo hasta tus datos para modificar la contraseña. Se caduca cada dos años así que es obligatorio el cambio pasado este tiempo.

Diferencias entre todas las Cl@ves

¿Qué diferencia hay entre todos estos sistemas? Como hemos explicado al principio, tanto la Cl@Ve PIN u ocasional o la Cl@Ve permanente son parte del “sistema Cl@Ve”, en general. Este último es el sistema utilizado pero los métodos de acceso son los dos primeros que nos permiten ingresar online para realizar los trámites según queramos algo concreto o acceder de forma habitual a Internet. Su propio nombre nos deja bastante clara la diferencia: dependerá si quieres usar cada mes, cada semana, o si simplemente quieres acceder una vez al año o cada dos años.